Đổi mới quy trình nhận đơn hàng nhờ xây dựng hệ thống đặt hàng trực tuyến B2B

■ Bối cảnh triển khai

F Fashion bị hạn chế tăng trưởng do những giới hạn của phương thức kinh doanh B2B truyền thống.

• Đặt hàng qua điện thoại/fax thường xuyên phát sinh lỗi (trung bình 45 vụ mỗi tháng)
• Nhân viên kinh doanh viết tay đơn hàng rồi nhập lại vào ERP (làm hai lần)
• Việc quản lý đơn giá/chính sách chiết khấu theo từng khách hàng bị phân tán trong các tệp Excel
• Xảy ra sự cố bỏ sót đơn hàng vào thời điểm chốt đơn theo mùa
• Chênh lệch múi giờ với người mua nước ngoài gây chậm trễ trong trao đổi

Đặc biệt, sau COVID-19, nhu cầu giao dịch không tiếp xúc tăng lên nên việc xây dựng hệ thống đặt hàng trực tuyến trở nên cấp bách.

■ Giải pháp của YourIT

1. Phân tích và thiết kế quy trình kinh doanh (3 tuần)
- Phân tích quy trình đặt hàng – sản xuất – giao hàng hiện tại
- Khảo sát yêu cầu theo từng loại khách hàng (trong nước/nước ngoài, lớn/nhỏ)
- Định nghĩa tính năng nền tảng B2B và thiết kế UI/UX

2. Phát triển nền tảng đặt hàng trực tuyến B2B (10 tuần)
- Xây dựng trang mua sắm B2B trên nền web responsive
- Hệ thống catalog và chính sách giá tùy chỉnh theo từng khách hàng
- Kết nối tồn kho thời gian thực và tính năng dự báo thời hạn giao hàng
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ (Hàn/Anh/Trung/Nhật)

3. Kết nối ERP và tự động hóa (4 tuần)
- Kết nối thời gian thực với hệ thống ERP hiện có
- Quy trình tự động: đặt hàng → lệnh sản xuất → xuất hàng
- Quản lý công nợ phải thu của khách hàng và kiểm soát hạn mức tín dụng

4. Kết nối công cụ marketing (2 tuần)
- Tự động hóa email marketing (thông báo sản phẩm mới/theo mùa)
- Kết nối kênh KakaoTalk Business
- Phân tích hành vi khách hàng dựa trên công cụ phân tích web

■ Hiệu quả triển khai

Kết quả định lượng:
• Tỷ lệ lỗi đơn hàng: 8.5% → 0.3% (giảm 96%)
• Thời gian xử lý đơn hàng: trung bình 4 giờ → 15 phút (rút ngắn 94%)
• Số khách hàng mỗi nhân viên kinh doanh quản lý: 25 → 80 (gấp 3.2 lần)
• Tỷ trọng đơn hàng từ người mua nước ngoài: 15% → 35% (tăng 133%)

Kết quả định tính:
• Nhân viên kinh doanh có thể tập trung vào hoạt động bán hàng thay vì xử lý đơn hàng đơn thuần
• Giảm 80% làm thêm giờ trong giai đoạn chốt đơn theo mùa
• Rút ngắn thời gian onboarding khách hàng mới từ 5 ngày xuống 1 ngày
• Điểm khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng tăng từ 72 lên 91 điểm

"Lúc đầu chúng tôi lo các khách hàng hiện tại sẽ ngại đặt hàng trực tuyến, nhưng ngược lại nhiều người còn hỏi sao bây giờ mới làm. Đặc biệt, người mua nước ngoài rất hài lòng vì có thể đặt hàng bất kể chênh lệch múi giờ."
- Song Min-ji, Giám đốc Kinh doanh, F Fashion